Электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека, за исключением тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года (для них сведения сразу будут вестись в электронном виде).

До 30 июня 2020 года включительно всем работодателям необходимо под роспись проинформировать работников о праве выбора формы трудовой книжки и принять до конца года соответствующее заявление о ее сохранении или переходе на электронную версию трудовой книжки.

До 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю письменное заявление, вправе сделать это в любое время (подается по основному месту работы). К таким лицам, в частности, относятся:

  • работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали письменное заявление, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами и др. сохранялось место работы (в т.ч. на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстраниея от работы);
  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие письменное заявление.

Работодатели с численностью работников свыше 25 человек должны предоставлять сведения только в электронной форме. Сведения для электронных трудовых книжек направляются всеми компаниями и предпринимателями с наемными работниками. Самозанятые граждане не представляют отчетность о своей трудовой деятельности.

Сроки предоставления сведений

Начиная с апреля 2020 года, работодатели обязаны представлять сведения в территориальные органы ПФР в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее 1-го рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения). В эти же сроки передаются сведения о запрете занимать должность (вид деятельности)*.

Изменение сроков подачи сведений о приеме на работу и увольнении вызвано сложившейся эпидемиологической обстановкой и принимаемыми государством мерами по снижению роста безработицы и напряженности на рынке труда. В частности, оперативные сведения работодателей позволят центрам занятости населения быстрее принимать решение о предоставлении пособия по безработице.

Сведения о переводе работника, переименовании организации, подаче заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (в бумажном или электронном виде) по-прежнему должны представляться в территориальные органы ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем в котором произошло кадровое событие.

* Сроки для представления работодателями сведений о приеме на работу и увольнении работников по форме СЗВ-ТД в территориальные органы ПФР изменены постановлением Правительства Российской Федерации от 08.04.2020 № 460. Право устанавливать особенности порядка и сроки предоставления страхователями сведений о трудовой деятельности работников в 2020 году предоставлено Правительству Российской Федерации изменениями, внесенными в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Преимущества электронной трудовой книжки

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

Предоставление сведений для электронной трудовой книжки

Представить информацию можно через кабинет страхователя на Портале ПФР, клиентскую службу ПФР, через Систему "СТЭК-ТРАСТ". Самый удобный и простой способ предоставления - через Систему "СТЭК-ТРАСТ". Принцип подачи сведений по трудовой деятельности (Форма СЗВ-ТД) точно такие же, как и для работы с другим отчетными формами.

Порядок предоставления сведений о трудовой деятельности через Систему "СТЭК-ТРАСТ":

  • Открыть реестр документов в ПФР (кнопка "Реестры документов" - "Документы ЭДО ПФР (ЭДОК)").
  • Если сведения предоставляются впервые, то сначала необходимо отправить заявление на подключение к документообороту с ПФР. Для этого в открытом реестре нажать кнопку "Новый документ" и выбрать "Подготовить заявление на подлкючение к ЭДО ПФР. Заявление сформируется автоматическе, останется только нажать кнопку для подписания заявления и его отправки.
  • Если заявление на подключение к ЭДО ПФР ранее уже было предоставлено, то в открытом реестре нажать кнопку "Новый документ" и выбрать "Прикрепить СЗВ-ТД". Указать на файл с Формой СЗВ-ТД, затем нажать кнопку "Подготовить к отправке", подписать и отпавить Форму СЗВ-ТД.

Обращаем внимание уполномоченных представителей, сдающих СЗВ-ТД за своих клиентов по доверенности. Чтобы начать сдавать СЗВ-ТД за клиента (страхователя) по доверенности, необходимо страхователю, за которого будет предоставляться отчетность, посетить территориальный орган Пенсионного фонда (УПФР) и предоставить в бумажном виде с собственноручной подписью и печатью "Заявление на подключение страховтелю к электронному документообороту ПФР" и "Уведомление о предоставлении полномочий представителю". После внесения данных в программные системы ПФР, уполномоченный представитель сможет предоставлять отчетность за страхователя по доверенности. Предоставление этих обязательных документов в электронном виде через Оператора электронного документооборота на текущий момент не предусмотрен в программных комплексах ПФР.

Информация от ПФР (памятки, заявления, уведомления и др.)

Актуальные формы документов размещены на Портале ПФР в альбоме форматов документов.

 

Подробнее об электронных книжках на Портале ПФР