В соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ "О страховых взносах" организации, у которых среднесписочная численность сотрудников превышает 50 человек, должны представлять отчетность в ПФР в электронном виде с электронной подписью.

Распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р (в редакции распоряжения Правления ПФР от 10.06.2009 № 116р, от 19.03.2010 № 75р) утверждена технология и регламент обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФР.

По установленному регламенту данные можно передавать в территориальный орган ПФР через Интернет в зашифрованном виде с электронной подписью без дублирования на бумажном носителе. Страхователь имеет право на участие в электронном документообороте с ПФР как самостоятельно, так и через своего уполномоченного представителя.

ЗАО «НТЦ СТЭК» входит в сеть доверенных Удостоверяющих центров ПФР и является Провайдером по предоставлению отчетности в ПФР, что позволяет выпускать сертификаты электронной подписи для сдачи отчетности в ПФР и предоставлять услуги по передаче отчетности страхователей.

Отчетность передается через систему защищенного документооборота «СТЭК-Траст». Функции шифрования и электронной подписи в системе «СТЭК-Траст» осуществляются с помощью сертифицированного средства криптографической защиты информации «Верба – OW» (или «КриптоПро»).

Порядок работы страхователя в системе электронного документооборота

Порядок определяется «Регламентом регистрации и подключения страхователей к системе электронного документооборота ОПФР по Челябинской области и передачи документов персонифицированного учета в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием системы защищенного документооборота «СТЭК - Траст».

Подробнее

 
Согласно Регламенту действия страхователя при работе в системе электронного документооборота сводятся к следующему.

1. Подготовка отчетной формы

Страхователь на своем рабочем месте осуществляет подготовку документов персонифицированного учета в утвержденном ПФР формате.

Подготовка отчетных форм может выполняться в любом специализированном программном обеспечении, например, «SPU_ORB», «СТЭК – Заработная плата», 1С и др. ЗАО «НТЦ СТЭК» предлагает для подготовки форм персонифицированного учета собственную разработку – программный продукт «СТЭК – Электронная отчетность». Программа абсолютно бесплатная, разработана на основе самых современных технологий, простая в установке, настройке и использовании.

После подготовки отчетных форм рекомендуется провести их проверку, предлагаемыми ПФР программными продуктами («CheckXML-UFA» и «CheckXML»).

2. Отправка отчетной формы

Страхователь отправляет документы персонифицированного учета в установленный ПФР срок.

Крайне рекомендуется отправлять отчетные формы не позднее, чем за 5 рабочих дней до окончания срока представления документов персонифицированного учета, установленного действующим законодательством (чтобы была возможность исправить ошибки и отправить отчет повторно).

Отправка документов осуществляется через программу «СТЭК – Траст». Все документы подписываются электронной подписью страхователя, зашифровываются и отправляются через Интернет в требуемый орган ПФР.

3. Фиксирование времени прохождения документов

На транспортном сервере Провайдера (ЗАО «НТЦ СТЭК») системы «СТЭК-Траст» фиксируется время прохождения документов, отправленных страхователем.

4. Получение извещения о доставке

Страхователь в течение 2 рабочих дней с момента отправки документов получает от органа ПФР извещение о доставке документов (за исключением праздничных и выходных дней).

5. Получение документов о приеме (отказе в приеме) отчетности

После проверки инспектором органа ПФР полученных документов персонифицированного учета страхователю направляются «Акт камеральной проверки» и «Квитанция о приеме» (в случае, если документы приняты).

«Квитанция о приеме» - это электронный документ, содержащий документы персонифицированного учета, полученные от страхователя, подписанные электронной подписью уполномоченного лица страхователя и электронной подписью уполномоченного лица органа ПФР.

«Квитанция о приеме» подтверждает факт приема органом ПФР документов персонифицированного учета!

При информационном взаимодействии страхователя и органа ПФР датой приема документов персонифицированного учета является дата формирования «Квитанции о приеме» документов.

В случае, если документы персонифицированного учета не приняты органом ПФР, в адрес страхователя направляется «Акт камеральной проверки» с содержанием результатов проверки документов и перечнем допущенных страхователем ошибок. Страхователь обязан устранить ошибки и повторить процедуру сдачи документов заново. 

При необходимости, орган ПФР и страхователь могут обмениваться запросами и ответами в электронном виде, сформированными в произвольной форме (неформализованный документооборот). Обмен такими документами осуществляется в системе «СТЭК-Траст» с электронной подписью уполномоченных лиц в зашифрованном виде. Срок подготовки ответа на запрос не должен превышать 7 дней (без учета выходных и праздничных дней) с момента его получения.

 

Система «СТЭК-Траст» обеспечивает конфиденциальность, целостность и подлинность информации, проходящей через нее за счет выполнения шифрования и электронной подписи всех документов, обращающихся в системе. Таким образом, документы в электронном виде имеют юридический статус равнозначный бумажным документам с печатями и собственноручными подписями.

Все документы, которыми стороны обмениваются в процессе работы в системе «СТЭК-Траст», хранятся в клиентской базе данных программы «СТЭК-Траст»  на рабочем месте страхователя. Документы на транспортном сервере системы «СТЭК-Траст» хранятся только до полного завершения прохождения всех транзакций (посылок) по конкретному документообороту. После завершения документооборота с транспортного сервера удаляются все документы, за исключением тех, срок хранения которых регламентирован ведомственными регламентами.

Подробное описание взаимодействия между ПФР и страхователем с помощью программы «СТЭК – Траст» приведено в документации к данной программе.

Порядок подключения к системе

Для представления документов персонифицированного учета в орган ПФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи необходимо:

  • Заключить соглашение с Управлением ПФР по месту регистрации о передаче отчетности в электронном виде;
  • Приобрести электронную подпись и средство криптографической защиты информации;
  • Заключить договор с ЗАО «НТЦ СТЭК», о предоставлении услуг по передаче документов персонифицированного учета в орган ПФР через Интернет посредством системы «СТЭК-Траст»;
  • подготовить рабочее место специалиста к работе по сдаче отчетности в электронном виде:

Более подробную информацию по подключению к электронному документообороту с ПФР можно получить в отделе продаж.